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JRES 2011

Utilisation à grande échelle des listes de diffusion dans une université fusionnée

Auteurs : Laurence Moindrot, Alain Zamboni
137 : Utilisation à grande échelle des listes de diffusion dans une université fusionnée
Au premier janvier 2009, l'UdS (Université de Strasbourg) est née de la fusion des trois universités strasbourgeois (ULP, UMB et URS) et de l'IUFM d'Alsace. Cette fusion fut l'occasion d'un regroupement et d'une réorganisation des services informatiques des anciens établissements au sein de la DI (Direction Informatique). Les services offerts aux utilisateurs ont alors été restructurés et harmonisés.

Avant la fusion, les personnels et étudiants avaient des habitudes différentes quant à l'utilisation de la messagerie et notamment des adresses fonctionnelles (service, association, groupe de travail...). Les services informatiques proposaient des solutions hétérogènes pour y répondre : boîtes aux lettres non nominatives, aliases, listes de diffusion.

Une solution unique et facilement exploitable de gestion de ces adresses devait être trouvée, sans perturber plus que nécessaire les habitudes des utilisateurs. Le choix s'est porté sur le déploiement à grande échelle et la généralisation de l'utilisation des listes de diffusion. L'application SYMPA qui était déjà utilisée dans plusieurs établissements a été retenue. Cette application répondait en grande partie aux besoins et objectifs.

Le seul inconvénient était la complexité de l'outil pour les utilisateurs non initiés. La DI a donc décidé de faire de nombreux travaux de personnalisation de l'interface Web pour faciliter l'accès à tous les personnels de l'UdS. L'une des clés du succès du projet a également été la mise en place de règles de fonctionnement et de bon usage, ainsi que l'accompagnement des utilisateurs.

L'article explique le choix de la solution, les travaux de personnalisation de l'outil, la délégation de la gestion, ainsi que la démarche d'accompagnement des utilisateurs au changement.

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