Retour d’expérience suite au passage à un système de messagerie collaborative en mode SAAS.

En 2009, l’IRD a fait le choix d’externaliser son système de messagerie en optant pour une solution de type SAAS « personnalisé » (Software As A Service). Les objectifs étaient d’apporter un plus grand niveau de services aux utilisateurs tout en libérant les ressources internes de la DSI de l’IRD pour des actions plus proches des spécificités de l’Institut.
Les utilisateurs de l'IRD, dispersés dans le monde entier exprimaient leurs besoins d'une messagerie fonctionnelle en 24/7, sécurisée et offrant des services de partage d'agendas et de synchronisation de PDA. La DSI a lancé un appel d'offre pour une prestation globale avec des exigences telles que le nomadisme, l'accès en Webmail sur des lignes bas débit, la gestion des listes de diffusion et la réversibilité.
La migration des 3800 boites aux lettres a nécessité un nettoyage des comptes, une mise à jour des clients de messagerie sur l'ensemble des sites IRD. Elle a duré six mois. Des procédures de support et d'escalade ont été mises en place.
Le pilotage de la prestation se fait à partir d'indicateurs de disponibilité, de résolution d'incidents, de temps de rétablissement, de qualité du filtrage de spam/antivirus et de volumétrie des courriers traités. Ces informations sont à la disposition des agents IRD, en ligne sur le site de la DSI.
Sur les 18 mois de fonctionnement, 2 incidents critiques avec 5H de ralentissement et un arrêt d'1H pour une intervention programmée ont été observés. L'enquête réalisée en novembre 2010 sur l'ensemble des services de la DSI a abouti à une évaluation positive de la nouvelle messagerie.